Nội thất văn phòng cần những gì? Checklist trang bị văn phòng mới

Mở văn phòng mới thường bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản nhưng khó trả lời gọn: cần mua những gì, số lượng bao nhiêu, và mua theo thứ tự nào khi ngân sách chưa dư dả. Bài viết này là danh sách thực tế, chia theo khu vực chức năng.

Khu làm việc của nhân viên

Đây là khoản chiếm phần lớn ngân sách vì nhân với số người.

• Bàn làm việc: một cái mỗi người. Kích thước 1m2–1m4 là mức cân bằng cho nhân viên dùng một màn hình rời. Nếu văn phòng đông, cụm bàn 4 người tiết kiệm diện tích đáng kể so với kê bàn rời.
• Ghế làm việc: một cái mỗi người, cộng 1–2 ghế dự phòng. Đây là món không nên tiết kiệm quá tay vì nhân viên ngồi trên nó 8 giờ mỗi ngày.
• Hộc tài liệu di động: thường một cái mỗi người, để dưới bàn.
• Vách ngăn: tuỳ văn hoá làm việc. Vách 50–60cm là mức phổ biến, vừa phân định chỗ ngồi vừa không làm không gian bí.

Khu lưu trữ chung

• Tủ hồ sơ: ước lượng một tủ cao cho mỗi 6–8 nhân viên làm công việc giấy tờ. Bộ phận kế toán và hành chính cần nhiều hơn mặt bằng chung.
• Kệ mở: để tài liệu tra cứu thường xuyên, catalogue hoặc vật trang trí.
• Tủ có khoá: ít nhất một chiếc cho hồ sơ nhân sự và giấy tờ pháp lý.

Phòng họp

• Bàn họp: kích thước theo số người dự họp thường xuyên, không theo số nhân sự toàn công ty. Văn phòng 20 người hiếm khi họp đủ 20 cùng lúc.
• Ghế họp: bằng số chỗ quanh bàn, cộng 2–4 ghế cùng mẫu dự phòng.
• Bảng hoặc màn hình: tính vị trí treo từ sớm để bố trí bàn cho đúng hướng nhìn.

Khu lễ tân và tiếp khách

• Quầy lễ tân: nếu công ty có khách ra vào thường xuyên.
• Ghế chờ hoặc sofa: 2–4 chỗ cho công ty nhỏ; nhiều hơn nếu khách hay phải đợi.
• Bàn trà nhỏ: đi kèm khu chờ.

Phòng lãnh đạo

• Bàn làm việc riêng: rộng hơn bàn nhân viên, thường kèm tủ phụ. Xem bàn lãnh đạo.
• Ghế giám đốc: xem ghế da giám đốc.
• 2 ghế tiếp khách đối diện bàn, cùng tông màu với ghế chính.

Khu pantry và nghỉ ngơi

• Bàn ăn hoặc bàn cao: tính khoảng một chỗ ngồi cho mỗi 3–4 nhân viên, vì không phải ai cũng ăn trưa cùng lúc tại văn phòng.
• Ghế pantry: ưu tiên loại dễ lau và xếp gọn được.
• Tủ đựng đồ dùng chung.

Thứ tự ưu tiên khi ngân sách có hạn

Nếu không thể mua đủ ngay, đây là thứ tự hợp lý:

• Ưu tiên một: bàn và ghế làm việc cho nhân viên. Không có hai thứ này thì không ai làm việc được.
• Ưu tiên hai: bàn ghế phòng họp. Công ty nào cũng cần một chỗ họp và tiếp khách tử tế.
• Ưu tiên ba: tủ hồ sơ và khu lưu trữ. Có thể dùng tạm kệ đơn giản trong vài tháng đầu.
• Ưu tiên bốn: lễ tân, sofa chờ, trang trí. Đẹp và cần thiết về lâu dài, nhưng lùi được.

Bốn điều nên làm trước khi đặt hàng

• Đo mặt bằng và vẽ sơ đồ kê: kể cả bản vẽ tay. Nhiều văn phòng mua xong mới phát hiện lối đi còn 60cm.
• Xác định vị trí ổ điện và mạng: bố trí bàn theo đường điện sẽ gọn hơn là kéo dây theo bàn.
• Tính đường vận chuyển: đo thang máy và cửa trước khi chọn bàn cỡ lớn.
• Dự phòng cho tăng nhân sự: chọn mẫu bàn có thể mua bổ sung, vì mẫu ngừng sản xuất sẽ khó khớp về sau.

Cần hỗ trợ tính cho văn phòng cụ thể của bạn?

Nếu bạn gửi diện tích mặt bằng và số nhân sự dự kiến, OFINA có thể đề xuất danh sách nội thất, số lượng từng món và phương án kê phù hợp. Gửi yêu cầu qua trang báo giá cho doanh nghiệp, hoặc ghé showroom tại Hà Nội và TP.HCM để xem trực tiếp trước khi quyết định.